למה חשוב לבחור רואה חשבון שמבין במרפאות שיניים?

ניהול מרפאת שיניים דורש הרבה יותר ממקצועיות רפואית. מאחורי כל כיסא טיפולים עומד עסק לכל דבר: עובדים, רופאים, ספקים, מעבדות, ציוד יקר, מערכות מימון, גבייה, שיווק, תזרים מזומנים ומיסוי.

לכן, כאשר בעל מרפאת שיניים בוחר רואה חשבון, השאלה אינה רק האם הוא יודע להגיש דוחות לרשויות. השאלה החשובה יותר היא: האם הוא מבין כיצד מרפאת שיניים באמת עובדת?

רואה חשבון שמכיר את התחום יכול לראות את המספרים בהקשר העסקי הנכון, לזהות בעיות מוקדם יותר ולעזור לבעל המרפאה לקבל החלטות טובות יותר.

מרפאת שיניים היא עסק עם מבנה כלכלי ייחודי

מבחוץ, מרפאת שיניים עשויה להיראות כמו עסק שירותים רגיל. בפועל, המבנה הכלכלי שלה מורכב יותר.

במרפאה אחת יכולים לעבוד בעל המרפאה, רופאים שכירים, רופאים עצמאיים המקבלים אחוז מהייצור או מהגבייה, שינניות, סייעות, אנשי קבלה וצוות אדמיניסטרטיבי. במקביל ישנן הוצאות משמעותיות על מעבדות שיניים, חומרים, ציוד רפואי, שכירות, מימון, תוכנות וניהול שוטף.

בנוסף, לא תמיד קיים קשר ישיר בין ההכנסה הרשומה בחודש מסוים לבין הכסף שנכנס בפועל לבנק. מטופלים משלמים בתשלומים, טיפולים יכולים להימשך מספר חודשים וחלק מהעלויות משולמות עוד לפני שהמרפאה סיימה לגבות מהלקוח.

לכן, הסתכלות על שורת ההכנסות בלבד עלולה לתת תמונה חלקית מאוד של מצב המרפאה.

לא מספיק לדעת כמה המרפאה הכניסה

אחת השאלות שאנחנו אוהבים לשאול בעלי מרפאות היא פשוטה:

אתם יודעים כמה המרפאה מכניסה. אבל האם אתם יודעים כמה היא באמת מרוויחה?

מחזור גבוה אינו בהכרח רווח גבוה.

ייתכן שמרפאה תציג צמיחה יפה בהכנסות, אבל במקביל עלויות המעבדה יעלו, שיעור התשלום לרופאים יהיה גבוה מדי, שעות הכיסא לא ינוצלו בצורה מיטבית או שהוצאות השכר והניהול יגדלו מהר יותר מהפעילות.

רואה חשבון שמבין מרפאות שיניים לא מסתפק בשאלה "כמה הייתה ההכנסה?", אלא בוחן גם שאלות כמו:

• מה הרווחיות של המרפאה לאחר עלויות ישירות?
• מה שיעור עלויות המעבדה והחומרים מתוך ההכנסות?
• כמה עולה כוח האדם ביחס לפעילות?
• האם המבנה הנוכחי של תגמול הרופאים נכון למרפאה?
• האם הצמיחה במחזור מתורגמת גם לצמיחה ברווח?
• האם קיימת בעיית גבייה או תזרים למרות שהמרפאה רווחית על הנייר?

 

אלה כבר לא רק שאלות חשבונאיות. אלה שאלות ניהוליות.

 

להבין את הרווחיות של כל המרפאה – ולפעמים גם של כל רופא

במרפאות שבהן פועלים מספר רופאים או מספר תחומי טיפול, חשוב להבין מה באמת מייצר את הרווח.

רופא יכול להציג ייצור גבוה מאוד, אבל אם הוא מקבל אחוז גבוה, עובד עם טיפולים בעלי עלויות מעבדה משמעותיות או דורש שעות רבות של כיסא וצוות – הרווח שנותר למרפאה עשוי להיות שונה משמעותית מכפי שנראה במבט ראשון.

לכן, בהתאם לגודל המרפאה ולמערכות המידע הקיימות בה, ניתן לבצע ניתוחים של:

ייצור לפי רופא, גבייה לפי רופא, שעות עבודה, שיעור שכר או עמלה, עלויות ישירות ורווחיות.

הנתונים האלה מאפשרים לבעל המרפאה לעבור מניהול המבוסס על תחושת בטן לניהול המבוסס על מספרים.

תזרים מזומנים: המקום שבו גם מרפאה רווחית יכולה להסתבך

מרפאה יכולה להיות רווחית ועדיין למצוא את עצמה בלחץ תזרימי.

הסיבה פשוטה: הרווח החשבונאי והתזרים בבנק אינם אותו דבר.

רכישת ציוד, החזרי הלוואות, תשלומים לספקים ולמעבדות, משכורות, מקדמות מס והוצאות קבועות ממשיכים לרדת מהחשבון גם כאשר חלק מההכנסות עדיין נמצאות בתשלומי אשראי עתידיים.

לכן, במרפאה צומחת חשוב לא להסתפק בדוח רווח והפסד אלא לבחון גם את התזרים הצפוי.

תכנון נכון מאפשר להבין מראש מתי צפויה תקופה לחוצה, האם ניתן לבצע השקעה חדשה, כמה ניתן למשוך מהעסק ומתי כדאי לשמור יותר מזומן בתוך המרפאה.

ציוד יקר והשקעות – לא מחליטים רק לפי יתרת הבנק

כיסאות טיפול, מערכות צילום, סורקים, ציוד דיגיטלי ומכשור רפואי יכולים להגיע לסכומים משמעותיים.

כאשר שוקלים השקעה כזו, השאלה אינה רק "האם יש כסף בחשבון?".

צריך לבחון את ההחזר הכלכלי של ההשקעה: האם הציוד צפוי להגדיל את כמות המטופלים, לחסוך עלויות חיצוניות, לקצר זמני טיפול או לאפשר למרפאה להציע שירותים חדשים.

צריך גם לבחון את אופן המימון ואת ההשפעה שלו על התזרים.

החלטה עסקית טובה משלבת את הצד המקצועי של המרפאה עם הצד הפיננסי שלה.

שכר, רופאים עצמאיים ומודלים של אחוזים

תחום נוסף שמאפיין מאוד מרפאות שיניים הוא מבנה התגמול.

חלק מהרופאים עובדים כשכירים, אחרים כנותני שירות עצמאיים, ובמקרים רבים התשלום מחושב כאחוז מהייצור או מהגבייה.

גם כאן, פרטים קטנים יכולים לשנות את התמונה.

צריך להגדיר בצורה ברורה מהו בסיס החישוב, כיצד מטפלים בזיכויים ובהחזרים, מי נושא בעלויות מסוימות ואיך מוודאים שמערכת הנהלת החשבונות מתאימה למודל העסקי של המרפאה.

כאשר המנגנון אינו בנוי נכון, נוצרות מחלוקות, טעויות וחוסר יכולת אמיתי למדוד רווחיות.

תכנון מס צריך להתחיל לפני סוף השנה

רואה חשבון טוב אינו אמור להופיע רק כאשר צריך להגיש את הדוח השנתי.

במהלך השנה ניתן לבחון את רמת הרווחיות הצפויה, את המקדמות, מבנה ההתאגדות, השקעות מתוכננות, שכר בעלי העסק ושאלות נוספות שמשפיעות על התוצאה הסופית.

המטרה אינה "למצוא טריקים", אלא לנהל את הפעילות בצורה נכונה, מתוכננת וחוקית.

ככל שהמרפאה גדלה, התכנון הזה הופך משמעותי יותר.

הנהלת חשבונות היא הבסיס – לא המטרה

ב-ADT אנחנו רואים הנהלת חשבונות מדויקת כבסיס לכל מה שמגיע אחריה.

אם הנתונים אינם נקלטים נכון, אם ספקים מסווגים בצורה לא עקבית או אם אין התאמה מסודרת בין מערכות המרפאה לבין הנהלת החשבונות – גם הדוח הניהולי היפה ביותר לא יהיה שווה הרבה.

לכן השירות למרפאה מתחיל מהבסיס: הנהלת חשבונות, דיווחים, שכר, מיסוי ודוחות שנתיים.

למרפאות שרוצות שכבה ניהולית נוספת, ניתן להוסיף גם שירותי חשבות וניהול כספים: דוחות ניהוליים, תקציב, תחזיות, ניתוחי רווחיות ומדדי ביצוע.

כלומר, לא כל רופא שיניים צריך CFO. אבל כל מרפאה צריכה חשבונאות טובה, וכשהעסק גדל – כדאי שהמערכת הפיננסית תגדל יחד איתו.

מה אנחנו ב-ADT יכולים לעשות עבור מרפאות שיניים?

המטרה שלנו היא לאפשר לבעלי המרפאה להתמקד במה שהם עושים טוב – טיפול במטופלים וניהול המרפאה – בזמן שהצד החשבונאי והפיננסי מנוהל בצורה מסודרת ומקצועית.

הטיפול יכול לכלול הנהלת חשבונות שוטפת, חשבות שכר, דיווחים לרשויות, דוחות שנתיים ותכנון מס, ובמידת הצורך גם דוחות ניהוליים, בניית תקציב, תחזיות תזרים, מעקב אחר מדדי ביצוע וניתוח רווחיות.

אנחנו לא רוצים שבעל מרפאה יקבל רק מספרים.

אנחנו רוצים שהוא יבין מה המספרים אומרים על העסק שלו.

רואה חשבון שמכיר את הענף יכול לראות דברים שאחרים מפספסים

היתרון של עבודה עם רואה חשבון שמכיר מרפאות שיניים אינו בכך שחוקי המס שונים לרופא שיניים.

היתרון הוא בהבנה של העסק שמאחורי הדוחות.

כאשר רואה החשבון מכיר את המושגים, את מודל העבודה, את מבנה העלויות ואת השאלות שבעל מרפאה מתמודד איתן ביום-יום, השיחה משתנה.

במקום לדבר רק על מה שהיה בשנה שעברה, אפשר לדבר גם על מה צריך לעשות בחודש הבא.

ובסופו של דבר, זו המטרה של חשבונאות טובה: לא רק לתעד את העבר, אלא לספק לבעל העסק מידע שמאפשר לו לנהל טוב יותר את העתיד.

מנהלים מרפאת שיניים ורוצים להבין טוב יותר את המספרים?

ADT CPA's & Consultants – א.ד.ט. משרד רו"ח מעניק שירותי ראיית חשבון וליווי פיננסי לעסקים ולמרפאות.

נשמח להכיר את המרפאה שלכם, להבין כיצד היא מתנהלת ולבחון כיצד אפשר להפוך את הצד החשבונאי לכלי ניהולי שעובד עבורכם.